Category Archive: OPC (Organización Profesional de Congresos)

La calidad en congresos y eventos

Escrito el por Marian Murcia Deja tu Comentario

Congreso Tarsa

En diciembre de 2012 nuestra empresa, TARSA, concretamente su división de OPC (Organizadores Profesionales de Congresos), fue distinguida con el Sistema Integral de Calidad Turística en Destinos, SICTED. Este distintivo lo otorga el Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con él se reconoce el esfuerzo y compromiso con la calidad y la mejora continua.

También es un reconocimiento que nos diferencia de la competencia, ya que TARSA es la primera OPC de la Comunidad Valenciana distinguida con el SICTED.

Cada congreso que se organiza desde TARSA siempre contempla en su gestión elementos tan importantes como: personal formado para desarrollar correctamente sus funciones, brindar una atención personalizada al cliente y a los congresistas, establecer un diálogo constante entre organizadores y empresa gestora y un control exhaustivo de las cuentas del congreso.

También se trabajan puntos diferenciadores para cada congreso, haciendo que sea único y singular. En nuestras propuestas de mejora siempre está presente el cuidado por el medio ambiente. Con unas sencillas pautas podemos conseguir que los eventos y congresos sean más sostenibles.

En TARSA no buscamos la calidad como un final del camino al que llegar, sino en cada paso que damos.

La importancia del Protocolo en la organización de un Congreso

Escrito el por Marta Fernández Deja tu Comentario

protocolo_congresos

Cuando organizamos un congreso profesional una de las cosas a tener en cuenta es el protocolo del evento. Muchos piensan que lo más importante en cuanto al protocolo de un congreso es tener controladas las banderas para los momentos importantes (recepción de autoridades, el escenario, las fotografías oficiales, etc), establecer un protocolo adecuado de recepción de autoridades, y tener un orden correcto de ubicación e intervenciones en los actos de inauguración y clausura.

Pero la realidad es algo más compleja. Tenemos que estar pendientes en todo momento de la puesta en escena del congreso y el saber estar de las personas vinculadas a la organización de congreso.

En lo referente a la puesta en escena, debemos tener en cuenta que las innovaciones tecnológicas y la evolución social han hecho que la tradicional escenografía de ornamentación floral dé paso a escenarios más elaborados con una imagen visual unificada del congreso acompañada de otros elementos de atrezzo y mobiliario.

La cartelería e identidad visual debe ser elaborada por un profesional del diseño gráfico, con un color identificativo que vaya asociado a todos los elementos visibles del congreso. Mientras que el profesional del protocolo se encargará de adecuar esa imagen con el resto de elementos decorativos, ¿cómo debemos vestir el escenario?, ¿es adecuado que haya plantas?, ¿debemos colocar un atril?, ¿qué disposición de mesas utilizamos?. Cabe recordar que dependiendo del tipo de intervención (conferencia, mesa redonda, etc) utilizaremos unos elementos diferentes.

También es importante conocer el protocolo a la hora de establecer cuál queremos que sea el comité de honor (personas relevantes que ayuden a realzar el congreso y muestren el apoyo de las instituciones al propio congreso). Hay que cuidar en todo momento la comunicación con las autoridades desde que se cursa la invitación, el trato que les damos y la distinción en el recibimiento y los actos de inauguración y clausura del congreso.

Pero no hay que olvidar que todos los congresistas son parte importante del congreso, y debemos, en todo momento, cuidar el trato con todas y cada una de las personas que acuden al congreso. Cuando los congresistas llegan nerviosos y preocupados el personal de protocolo y las azafatas deben recibirles con amabilidad y estar informados para poder resolver todas sus dudas. No nos olvidemos de que en todo momento estamos transmitiendo la imagen del congreso y de la ciudad. Por eso es imprescindible el talento humano para un buen desarrollo del congreso.

Una imagen vale más que mil palabras y debemos controlar que la imagen que se proyecte del evento sea la adecuada. Para ello el profesional encargado de organizar el congreso debe estar pendiente de todos los detalles, pero siempre en un segundo plano, estando atento a todo imprevisto que pueda surgir. Se trata de un trabajo tenso y de mucho estrés, por eso es imprescindible que todo el equipo humano sepa controlar los nervios en todo momento.

¿La primera impresión es la que cuenta? La imagen de un evento

Escrito el por Elena Placido Lozano Deja tu Comentario

Es esencial para la diferenciación y el posicionamiento de los eventos la creación de una imagen específica y enfocada al público al que nos queremos dirigir. Una imagen se diseña para ser atractiva al público, de modo que el evento pueda provocar un interés entre los consumidores para que estos nos perciban como iguales a sus intereses, su cultura y su estilo, y crearnos así un hueco en su mente.

En la actualidad, el público está saturado de información de mensajes que le llegan a través de miles de fuentes y canales diferentes. Pero no todos estos mensajes son igual de efectivos y duraderos. En un mercado tan competitivo, es de vital importancia la imagen de una empresa, evento o congreso, por lo que hay que apostar fuertemente por la diferenciación y el posicionamiento.

La imagen visual es la que transmite la primera impresión sobre el estilo, la cultura, la trayectoria… de cualquier congreso, evento o acción. La imagen de un acto puede ser la que diferencie tu congreso, evento o acción de la de otros. Los diseñadores proporcionan diversas propuestas de imagen tomando en consideración el mercado y el público al que se quiere dirigir, así como el impacto que se quiera dar al evento.

No es lo mismo realizar una imagen para un congreso internacional que local, en el que las referencias visuales son más concretas y conocidas por el público local. En el caso de un congreso internacional, las referencias icónicas deben ser más generales o globales, para que el mensaje que se quiere transmitir pueda ser reconocido por el público internacional.

Tampoco es lo mismo diseñar la imagen para un público joven o uno de mediana edad. Igual que el lenguaje, las referencias icónicas de la imagen de nuestro evento se tienen que adaptar a las jergas y a los estilos conceptuales de los distintos públicos a los que nos dirigimos.

En conclusión, una buena imagen unida a una excelente organización dan como resultado un evento exitoso.

El personal de apoyo como clave del éxito

Escrito el por Marta Fernández Deja tu Comentario

Dentro de la organización de eventos el papel que desempeñan las personas de apoyo es fundamental. Por ello es imprescindible nutrirse de un amplio grupo de profesionales expertos en realizar éstas tareas y que sepan desenvolverse ante cualquier contratiempo que pueda aparecer.

Todo el personal que participa de un evento debe conocer al detalle sus tareas y responsabilidades así como saber a qué persona responsable dirigirse ante cualquier imprevisto.

Además de ser conocedores de sus labores deben ser personas resueltas, con presencia. En la mayoría de las ocasiones son la cara visible en contacto con los asistentes al evento por lo que deben ser amables, dar buena imagen y representar la marca de nuestro cliente de manera adecuada.

En TARSA Relaciones Públicas cumplimos con estas premisas, seleccionando de manera rigurosa a las personas que trabajan con nosotros, realizando cursos de formación para que conozcan la manera de trabajar con nosotros.

Nuestro personal de apoyo es profesional y está bien formado en la materia. No buscamos una cara bonita sino personas capaces de desarrollar las tareas de manera efectiva y rigurosa.

¿Por qué es importante saber algo de Protocolo?

Escrito el por Marta Fernández Deja tu Comentario

Antes de nada debemos definir el concepto para poder entender grosso modo la necesidad de un profesional del sector de las Relaciones Públicas y la Organización de Congresos de estar formado en el tema.

El protocolo, visto desde un aspecto amplio, no es más que una herramienta al servicio de la comunicación, que nos ayuda a controlar la imagen que emite una persona o institución hacia sus públicos, traduciéndola en imagen positiva.

El ser humano es un animal social que necesita de sus iguales para poder desenvolverse socialmente. Es por ello que damos tanta importancia a lo que los demás puedan pensar de nosotros. Muchas veces nos planteamos preguntas como:

¿Cómo debo comportarme ante los demás? ¿Cómo me tengo que mover? ¿De qué tengo que hablar? ¿Cómo tengo que presentar a alguien? ¿A quién debo saludar primero en un discurso? ¿Qué ropa me tengo que poner? ¿Cómo hay que actuar? En definitiva ¿¿Qué hago??

El protocolo nos ayuda a conocer algunas pautas básicas para evitar situaciones incómodas que puedan repercutir negativamente en la imagen de nuestra Empresa / Institución o nuestra Persona.

En definitiva, el protocolo no es más que un cúmulo de normas, usos sociales y buenas maneras que nos guían en el día a día.

TARSA Relaciones Públicas viene impartiendo desde hace mucho tiempo cursos con la finalidad de aclarar este tipo de dudas que a más de uno le han surgido alguna vez cuando se ha visto ante determinadas situaciones sociales, ya sean actos públicos oficiales, compromisos privados, reuniones con clientes o incluso entrevistas de trabajo.

La importancia de reunirse

Escrito el por Marian Murcia Deja tu Comentario

Una de las formas más conocidas de reunión profesional son los congresos. En estas reuniones anuales, bienales… se dan cita numerosos profesionales de un ámbito o disciplina concreta. El objetivo manifiesto de este tipo de reunión es COMPARTIR CONOCIMIENTO.  ¿Seguro?

Este puede ser el fin profesionalmente admitido y correcto, pero hay algo más humano y cercano detrás de esa idea de transferencia de conocimiento: las RELACIONES SOCIALES.

Desde el trabajo entre bambalinas de la Secretaría Técnica apreciamos la emoción de esos abrazos entre colegas, apretones de mano con sonrisas sinceras, ese deseo de intercambiar unas palabras con el ponente que les ha cautivado, la necesidad de conocer a más gente del mismo ámbito profesional y de hablar cara a cara.

Por esta razón, sobre todo, instamos a los profesionales a seguir celebrando congresos, simposios, convenciones… para seguir sintiendo lo emocionante del encuentro. Les instamos a que sigan contando con los profesionales de la organización de congresos para la buena marcha del evento. Les animamos a contar con TARSA OPC.

El uso de #hashtags en eventos

Escrito el por admin Deja tu Comentario

La semana pasada leíamos este artículo sobre el buen y mal uso de #hastags en eventos. Nos llamó la atención la decisión con la que el autor critica ciertos usos y nos preguntábamos si es realmente razonable esta posición tan radical y si los usuarios de Twitter la compartirían.

El autor, Julius Solaris, carga contra el “Live Tweeting”, es decir, la retransmisión vía Twitter de los datos y citas de interés de un evento, conferencia, congreso… Afirma: Live tweeting sessions is démodé, passé, or… well it’s not cool anymore. Además tacha esta práctica de molesta y utiliza el término “Twomiting” (Twittear + vomitar). Alude a la organización de los eventos como responsables del “twomiting”. Según Solaris, fomentamos el twomiting si:

–       No habilitamos Live Streaming. Estamos de acuerdo, pero en muchos casos, por decisión de nuestros clientes, no podemos utilizar Streaming y el Live Tweeting se convierte en una manera útil de seguir los contenidos del congreso.

–       No animamos a los asistentes a redactar posts de resumen y análisis. Claro que los podemos animar, pero… muchas veces, pocos asistentes de nuestros eventos  dispone de un blog y en muchas ocasiones no es fácil conseguir que redacten contenidos de calidad sobre el congreso

–       No tenemos un Twitter oficial que resuma los puntos más destacables. Aunque lo tengamos, ¿eso impide que los asistentes trasladen a Twitter las citas o datos que les resulten de interés?

Solaris aporta también algunas formas de emplear el hashtag que considera positivas frente al “twomiting”: opinar sobre la calidad del ponente o contenido, citarse con otros asistentes para promover el networking, informar de la existencia de un negocio cercano u ofrecer información resumida o digerida y analizada sobre el evento, por ejemplo, en un post de nuestro blog. Estamos de acuerdo con estas opciones y coincidimos en que aprovechan las posibilidades de Twitter para enriquecer la experiencia en el evento. Sin embargo, no entendemos del mismo modo la posición tan radical que adopta frente al Live Tweeting.

Hasta cierto punto, entendemos que el hecho de que haya tweets compartiendo cada palabra que se dice en una charla y añadiendo el hashtag del evento, pueda resultar molesto, ya que al seguir dicho hashtag, recibiremos multitud de tweets duplicados y citas que quizá no consideremos relevantes. Solaris apunta que debemos “educar” a nuestros asistentes para que utilicen el hashtag correctamente, pero no acabamos de entender que la propuesta de Solaris sea la “manera correcta”.

¿Qué opináis vosotros? ¿Estáis a favor o en contra del Live Tweeting? ¿Os ha ayudado a seguir un evento alguna vez? ¿Estáis de acuerdo con todo lo expuesto por Julius

¿Sabes qué es una OPC?

Escrito el por admin Deja tu Comentario

En el anterior post hablábamos del Congreso Nacional de empresas OPC que tendrá lugar el próximo mes de febrero, pero…¿Sabes lo que es una OPC?

OPC responde a las siglas de Organizadores Profesionales de Congresos. Empresas OPC como la nuestra, centralizan las tareas de preparación y desarrollo de un congreso, cuidando los detalles para que los congresistas no deban preocuparse más que de aprovechar los contenidos de la reunión y disfrutar de las actividades propuestas.

Realizamos tareas de secretaría técnica, científica y turística. Desde la contratación de las sedes y ponentes, pasando por la coordinación de inscripciones y programa, hasta la creación de actividades sociales para hacer del congreso un evento útil y que deje huella en el asistente.La tarea sigilosa de la OPC, debe hacer lo posible por facilitar cualquier gestión de los congresistas y ponentes, al tiempo que busca una experiencia amena y didáctica que quede en el recuerdo del visitante.

Os dejamos con este video que formó parte del Libro de Recetas de nuestra Cocina, y que deja clara la razón de ser de las empresas OPC.

Congreso Nacional de OPC en Elche

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El próximo mes de febrero, OPC España (Federación de empresas Organizadoras Profesionales de Congresos) escoge Elche para celebrar la edición número 24 de su Congreso Nacional. Tarsa, es miembro de esta asociación y gestionará diversos aspectos del congreso (secretaría técnica, comunicación…).

Es la primera vez que el evento tiene lugar en una ciudad que no es capital de provincia, lo cual posiciona a Elche como en lugar destacado dentro de la red de destinos de convenciones y congresos. OPC Comunidad Valenciana, así como todos los colaboradores, están procurando que este congreso sea útil, sostenible, comprometido y accesible.

Se trata de una ocasión ideal para que empresas OPC, como es Tarsa, compartamos nuestro trabajo y conocimiento y hallemos conclusiones y caminos para adaptarnos a los nuevos tiempos.

Por supuesto, compartiremos con vosotros las experiencias y conclusiones del congreso a través de este blog y otras redes sociales, aportando nuestra visión como asistentes y como colaboradores del Congreso Nacional de OPC 2011.

Os dejamos  aquí el canal de Youtube, en el que encontraréis algunos videos sobre el congreso.

Uso de Twitter en eventos (estudio de Amiando)

Escrito el por admin 2 Comentarios

Amiando ha sacado a la luz un estudio sobre el aprovechamiento de Twitter en eventos. El documento evalúa cuantitativa y cualitativamente los tweets de 10 eventos. Apuntamos aquí las ideas más destacables:

–       La mayoría de los tweets (60%) se producen durante el evento.

–       Se produce un segundo pico unos días después del evento debido a la publicación de material sobre el evento que los usuarios comparten.

–       Los tweets posteriores al mismo alcanzan un número ligeramente mayor que los que se producen  de manera previa.

–       La mayoría de usuarios hacen muy pocas menciones. El 35% de los que hablan del evento producen el 80 % de las menciones.

–       El porcentaje de usuarios que tuitean sobre el evento va desde el 10% de los asistentes al 800% (ya que hay gente que no asiste al evento pero habla sobre él).

  • El buzz es mayor cuando los eventos disponen de mucho material online, streaming, asistencia virtual… Sin embargo, debemos mantener cierto grado de exclusividad y el interés por la asistencia presencial.

–       Los tweets son principalmente(31,20%) neutrales -la mayoría comparten información del evento. Un 8’45% son positivos y apenas un 0’35 de comentarios negativos

Algunos apuntes para la optimización de la herramienta:

–       Monitorizar todas las menciones y palabras clave en torno al congreso, evaluando los comentarios al respecto. El desarrollo de nuestra comunicación en Twitter depende de un buen análisis de esta información.

–       Centrar nuestros esfuerzos en los usuarios más activos e influyentes. ¡Ojo! Son tan eficaces para difundir información positiva del evento como negativa, por lo que debemos tener un especial cuidado, siendo rápidos y eficientes en las respuestas.

–       Fomentar la participación de los que nos son tan activos mediante conversaciones, menciones, propuestas, etc.

–       Producir material online (conferencias seleccionadas, presentaciones…) para potenciar el buzz de forma posterior al congreso.


Nota: Si bien, los datos son extrapolables a grandes rasgos, es importante apuntar que sólo se han analizado 10 eventos en Europa, Asia y Estados Unidos (ninguno en España); y lo que es más destacable, todos los eventos versaban en torno al social media y la tecnología, lo cual produce un importante sesgo en los resultados, al analizar a públicos de sectores muy activos en Twitter. El público de cada evento ha de ser siempre un punto de partida para las decisiones sobre el empleo de social media. También es necesario entender que este estudio se ciñe a una única herramienta, y no en todos los medios sociales nos encontramos con las mismas circunstancias.

¿Coinciden estos datos con vuestras experiencias con el empleo de Twitter en eventos?