Los congresos virtuales han irrumpido en nuestras vidas y vienen para quedarse. La pandemia producida por el coronavirus ha sido solo el detonante de lo que empezaba a gestarse. La tecnología entra a jugar un papel importante en todo este nuevo escenario. Si antes ya lo hacía de forma tímida, ahora es nuestra mejor aliada para ofrecer presente y futuro al sector de congresos y eventos.
Después de ver cómo reuniones profesionales y eventos que estaban planificados desde hacía meses se cancelaban, los OPCs no podíamos hacer otra cosa que buscar soluciones efectivas. Los clientes necesitan seguir en contacto con sus públicos. Porque la comunicación corporativa, la formación y el networking no pueden detenerse, los organizadores profesionales de congresos nos reinventamos.
Las empresas que como TARSA, llevamos 22 años en el sector de los congresos y eventos, han superado periodos de incertidumbre anteriores a este, saben que la adaptación es un gran valor. Por esta razón, aceptamos el desafío al que nos lleva la situación: transformar en virtual los congresos presenciales.
Todo está cambiando a nuestro alrededor, pero si algo no ha variado es nuestra voluntad de servicio al cliente. Mantener los congresos virtuales la experiencia que se vive en uno presencial puede parecer complicado, pero por eso, la labor del OPC es fundamental. Una de las claves está en evitar pensar que hay que trasladar a lo digital todas las etapas o procedimientos del formato presencial. Se trata de cambiar de visión.
A lo largo de estos meses de confinamiento hemos visto cómo las plataformas de videoconferencias y medios técnicos han transformado la manera de comunicarnos. Esto también ha influido en el sector de los congresos y eventos. Puede parecer que con disponer de estas herramientas todo está hecho, pero no, la organización profesional sigue siendo clave.
Congresos virtuales organizados por un OPC – TARSA Digital Meetings
En TARSA contamos con numerosos clientes que han confiado en nosotros para la celebración de sus congresos y eventos. Y, como respuesta a su confianza no podíamos hacer más que adaptarnos a las circunstancias. Dijimos ‘hasta luego’ a las reuniones profesionales presenciales y damos la ‘bienvenida’ a las virtuales.
Investigamos, diseñamos y creamos las plataformas con las que seguir ofreciendo soluciones eficaces para conectar a nuestros clientes con sus públicos. Pero como decíamos antes, no solo se necesita la tecnología, la óptima organización sigue siendo la clave del éxito. Nuestra apuesta es: sumar la experiencia como organizadores profesionales de congresos a las ventajas de la tecnología. Así nace TARSA Digital Meetings.
Un congreso online necesita también la gestión coordinada de sus acciones a través de una secretaría técnica. El diseño de la imagen corporativa, una web donde informar, realizar inscripciones, coordinar ponentes, son tareas que se deben desarrollar igualmente.
Congresos digitales, presenciales e híbridos
Porque hay una solución a cada necesidad en TARSA desarrollamos diferentes formatos. Mientras vamos entrando en la llamada ‘nueva normalidad’ adaptamos los congresos al momento actual. Si ya conocemos los presenciales, que poco a poco irán volviendo, hemos hablado de los virtuales, es el turno de los híbridos.
Los congresos híbridos son la solución a dos problemas. Por un lado, debido a la reducción de número de asistentes y al espacio necesario para la celebración, entre otros factores, se puede combinar la reunión presencial con el streaming. Por otro lado, es un buen recurso a tener en cuenta desde el primer planteamiento del evento. Puede ser la solución a problemas ajenos a la organización. Por ejemplo, limitaciones en el desplazamiento a última hora, indisposición de un ponente o asistente, entre otras.
Tu empresa, asociación o institución tiene la necesidad de continuar en contacto con sus públicos. Comunicar, crear experiencias y networking también es posible de forma virtual.
