A la hora de organizar un Congreso, es necesario establecer un Programa Científico atractivo y completo que motive a la gente a participar en él. Pero no hay que olvidar, que los Congresos no sólo se constituyen de ponencias y sesiones técnicas. Es muy importante elaborar un Programa Social y actividades extracongresuales atractivas que permitan a sus participantes disfrutar el Congreso desde otro punto de vista.
Tras haber leído un artículo publicado en la revista «Organiza», he llegado a la conclusión de que cada vez más, nuestros clientes nos exigen ?algo? que diferencie su Congreso de las ediciones anteriores. Ese «algo» es el denominado ?efecto sorpresa?.
La agencia organizadora de eventos Apple Tree Communications afirma que ?el efecto sorpresa no es una herramienta, es una necesidad. Es la clave para que los asistentes lo recuerden, y se cree notoriedad y reputación para la empresa?.
Desde una visita guiada tematizada, un concierto, la participación de una personalidad relevante del sector, una cena? Cualquier acción puede provocar el ¡Oh! de los asistentes si es algo que no esperan y cumple con sus expectativas.
Para obtener este resultado es necesario el desarrollo de una planificación minuciosa de todos los elementos que lo van a conformar, cuidar hasta el mínimo detalle. Es preciso conocer a los potenciales participantes y saber que se ha hecho hasta el momento en ediciones anteriores, por ello, es necesario mantener una relación estrecha con nuestros clientes, ya que al fin y al cabo, serán ellos los que nos guíen.
No se puede dejar nada en el aire, el mínimo descuido puede provocar un resultado no esperado. Ya que como afirma Juan Pedro Martínez, gerente de patrocinio y eventos de Parque Warner, ?el efecto sorpresa puede convertirse en un arma de doble filo?.
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