Cuando organizamos un congreso profesional una de las cosas a tener en cuenta es el protocolo del evento. Muchos piensan que lo más importante en cuanto al protocolo de un congreso es tener controladas las banderas para los momentos importantes (recepción de autoridades, el escenario, las fotografías oficiales, etc), establecer un protocolo adecuado de recepción de autoridades, y tener un orden correcto de ubicación e intervenciones en los actos de inauguración y clausura.
Pero la realidad es algo más compleja. Tenemos que estar pendientes en todo momento de la puesta en escena del congreso y el saber estar de las personas vinculadas a la organización de congreso.
En lo referente a la puesta en escena, debemos tener en cuenta que las innovaciones tecnológicas y la evolución social han hecho que la tradicional escenografía de ornamentación floral dé paso a escenarios más elaborados con una imagen visual unificada del congreso acompañada de otros elementos de atrezzo y mobiliario.
La cartelería e identidad visual debe ser elaborada por un profesional del diseño gráfico, con un color identificativo que vaya asociado a todos los elementos visibles del congreso. Mientras que el profesional del protocolo se encargará de adecuar esa imagen con el resto de elementos decorativos, ¿cómo debemos vestir el escenario?, ¿es adecuado que haya plantas?, ¿debemos colocar un atril?, ¿qué disposición de mesas utilizamos?. Cabe recordar que dependiendo del tipo de intervención (conferencia, mesa redonda, etc) utilizaremos unos elementos diferentes.
También es importante conocer el protocolo a la hora de establecer cuál queremos que sea el comité de honor (personas relevantes que ayuden a realzar el congreso y muestren el apoyo de las instituciones al propio congreso). Hay que cuidar en todo momento la comunicación con las autoridades desde que se cursa la invitación, el trato que les damos y la distinción en el recibimiento y los actos de inauguración y clausura del congreso.
Pero no hay que olvidar que todos los congresistas son parte importante del congreso, y debemos, en todo momento, cuidar el trato con todas y cada una de las personas que acuden al congreso. Cuando los congresistas llegan nerviosos y preocupados el personal de protocolo y las azafatas deben recibirles con amabilidad y estar informados para poder resolver todas sus dudas. No nos olvidemos de que en todo momento estamos transmitiendo la imagen del congreso y de la ciudad. Por eso es imprescindible el talento humano para un buen desarrollo del congreso.
Una imagen vale más que mil palabras y debemos controlar que la imagen que se proyecte del evento sea la adecuada. Para ello el profesional encargado de organizar el congreso debe estar pendiente de todos los detalles, pero siempre en un segundo plano, estando atento a todo imprevisto que pueda surgir. Se trata de un trabajo tenso y de mucho estrés, por eso es imprescindible que todo el equipo humano sepa controlar los nervios en todo momento.
