Se ha escrito poco sobre las ventajas de contratar una OPC a la hora de poner en marcha un congreso. Apostar por la profesionalidad y capacitación de una empresa que se dedica exclusivamente a la organización integral de eventos frente a otras opciones que incluyen la organización del mismo como un anexo en el presupuesto. La situación actual del sector con predominio del ‘low cost’, al igual que ocurre en el ámbito de la comunicación, ha dado lugar a diversos intrusismos. Nos encontramos agencias y empresas de servicios que están dentro de la esfera de congresos que han visto en la coyuntura económica del momento una ocasión ideal para asumir nuevas funciones.
El tema requeriría escribir largas líneas y podríamos hacer claras comparativas con otras profesiones en las que a nadie se le ocurriría recurrir a un entusiasta aficionado frente a un profesional titulado y con experiencia. Lo cierto es que si hay una razón por la que se debe contratar una organizadora profesional de congresos es la de obtener garantía de éxito. Un resultado que se alcanza gracias a una serie de cualidades de alguien que conoce perfectamente el terreno en el que se está moviendo.
Por resumir de alguna forma, una OPC, como especialista en la materia, presupuesta, planifica, desarrolla el núcleo principal de eventos y sus actividades paralelas y ofrece resultados. Trabaja antes, durante y tras el congreso, con un programa de trabajo claro y predefinido, conociendo perfectamente las fases y los tiempos y se asegura de su cumplimiento.
Su función consiste en relacionarse con todo tipo de empresas y personas, de forma que coordina esfuerzos consiguiendo una ejecución óptima. Además, cuenta con el personal y herramientas necesarias de forma que el cliente se sienta cómodo y pueda dedicarse al programa científico, atención de ponentes, invitados, etc.
Y sin duda, a nivel más subjetivo, una cualidad destacable en una OPC es su capacidad de adaptación y entendimiento con los fines y temática de congreso, que puede ser de muy diversa índole, tamaño y características. Y sobre todo, al conocer las últimas tendencias, aporta ideas por lograr la mayor creatividad, originalidad y excelencia posible, consiguiendo que el congreso sea inolvidable tanto para los asistentes como para los organizadores.
