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ActualidadMedidas se seguridad en eventos presenciales

Medidas se seguridad en eventos presenciales

En estos tiempos que vivimos, organizar eventos presenciales es un gran reto y una gran responsabilidad. Por este motivo es fundamental la aplicación de nuevos protocolos que son imprescindibles para la buena marcha y seguridad. Aunque cada evento es diferente y tiene sus propias particularidades, el Instituto para la Calidad Turística España redactó una serie de recomendaciones para el sector MICE en las que nos podemos basar a la hora de gestionar nuestro acto. Siempre teniendo en cuenta las medidas sanitarias que en ese momento estén activas.

Medidas de seguridad en eventos presenciales con TARSA 

Así es, como siguiendo estas recomendaciones, empezamos en TARSA con los primeros actos en los meses de verano. Los clientes, comprensiblemente, tenían dudas y temores pero también, la convicción de que podíamos ofrecer a los asistentes eventos culturales seguros. 

A la hora de organizar un evento presencial, en la actualidad, una de las primeras labores es conocer las restricciones del recinto y las posibles adaptaciones. Ahora más que nunca, la coordinación entre las partes organizadoras y  participantes es primordial para formar un ‘Comité de gestión del riesgo’ que elabore y ejecute el ‘Plan de Contingencia’. Este plan debe aglutinar todas las medidas de seguridad que llevaremos a cabo antes, durante y después del evento.

Preparativos previos al evento

En primer lugar, durante el diseño del evento tenemos que estudiar bien los espacios, aforos, cómo será el montaje o los ensayos. También se debe informar a todos los proveedores de las medidas de seguridad que se implementarán y que se han de cumplir. 

Además, debemos gestionar el tráfico de las personas asistentes definiendo los itinerarios de entrada y salida. Valorar si sería necesario más de una entrada o entrada escalonada por turnos. Asimismo, será necesario tener un número importante de acomodadores para encontrar con rapidez su lugar evitando que ocupen demasiado tiempo los pasillos. Para finalizar, hay que pensar cómo realizar la salida de los asistentes para que no se produzcan aglomeraciones.

Otro factor a tener en cuenta, sobre todo en eventos populares o gratuitos es la necesidad de la inscripción previa. Necesitamos saber con antelación el nombre de cada persona que va a asistir a nuestro acto y dónde va a ser ubicada. También es imprescindible tener sus datos de contacto para poder realizar una trazabilidad adecuada en caso de que fuese necesario. 

Todos estos puntos, en los primeros eventos presenciales que realizamos este verano han sido una batalla constante. Sin embargo, poco a poco hemos ido afianzando el sistema y ganando confianza, gracias a la comprensión de los participantes.

Llega el momento del evento

Tras todo el trabajo previo, llega el momento del evento. Todo preparado. Medidas de seguridad en cada entrada. Personal formado en atención al público, y especialmente en protocolo COVID, en sus puestos. Sistema de entrada digital activado en los terminales portátiles. Termómetros láser para toma de temperatura encendidos. Y empiezan a llegar los asistentes. Nada de recoger entradas, lectura de códigos e indicación de dónde está ubicado su sitio. Los acomodadores ayudan a localizar sus asientos. Empieza el evento. Debemos estar atentos a que todo el mundo cumpla con las medidas establecidas. Termina el evento. Ayudamos en la salida escalonada dando las gracias a todos los asistentes. Fin.

¿O no? Ahora es la hora de analizar el evento. Qué es lo que ha funcionado bien o qué podemos mejorar. Porque no debemos olvidar que no hay dos eventos iguales y menos en estos momentos. Y que las medidas que debemos adoptar variarán dependiendo de las restricciones del momento y las características del acto. Los eventos presenciales pueden (deben) ser seguros pero tenemos que tener claro que para ello hay que realizar un gran trabajo antes, durante y después. En definitiva, hay que ser muy cuidadoso y tomar todas las medidas de seguridad en eventos presenciales para que todo salga bien.

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