Organización y gestión Integral de Congresos
Más de 27 años de experiencia
Nuestra misión es que consigas tu objetivo: conectar con tus públicos. Hay diversas modalidades de reunión profesional: congreso, jornada, seminario, convención…Y, no solo presenciales, sino también para tus eventos online.
Analizamos contigo las necesidades de tu empresa u organización y te asesoramos sobre cuál sería la forma más eficiente.
A continuación, te detallamos qué aportamos desde TARSA para que logres tu meta.
- Gestión y presentación de candidaturas de sede: contacto con los Conferences y Convention Bureau.
- Localización de sede: visita a espacios y distribución de los mismos.
- Secretarías:
- Técnica: gestión de inscripciones online a través de sistema seguro, reuniones y reportes a los diferentes comités, gestión de ponentes (desplazamientos, transfers…), acreditación en sede, control de inscritos y asistencia, elaboración de memoria de la actividad, encuestas de calidad y satisfacción a asistentes.
- Científica: apoyo al comité científico, gestión de comunicaciones y abstracts…
- Turística: diseño del programa social y de acompañantes, logística y contratación de servicios necesarios (autocares, guías, museos, etc.).
- Gestión económica: elaboración de presupuesto, contacto con patrocinadores, etc.
- Gestión de proveedores: seguimiento y control de gastos e ingresos, balance económico y liquidación.
- Gestión administrativa, financiera y fiscal: cobros de inscripciones, pago de honorarios a ponentes y proveedores, facturación…
- Planificación integral del congreso: control de tiempos.
- Coordinación de exposición comercial: propuesta de espacios, diseño de stands y contacto con expositores.
- Gestión hotelera: bloqueo, reservas, tarifas…
Especialistas en congresos, convenciones y eventos corporativos
Descarga nuestro dossier OPC y conoce los últimos congresos realizados.
Diseño e Imagen
Creamos toda la imagen corporativa y visual, aplicándola al material necesario (programa, cartelería, presentaciones…). Además, producimos los elementos adaptados a la sede y diseñamos los libros de abstracts y actas (digital y preparación para imprenta).
Sede & Personal Técnico
Nos encargamos de la búsqueda y distribución de espacios, así como de su personalización con elementos visuales, vídeo mapping, etc. Contamos con servicios de protocolo y personal auxiliar como fotógrafo, azafatas, guías, traductores, montadores…
Comunicación & Difusión
Una oficina de comunicación integral para hacer visible tu congreso en medios, tanto generalistas como especializados (notas y dossieres de prensa, convocatorias, monitorización de impactos…). También ofrecemos estrategia y dinamización Social Media, planificación de publicidad impresa y digital, diseño y creación de página web, así como newsletters personalizadas y con sistema seguro anti spam.
Medios Técnicos & Materiales
Contratación y supervisión de medios técnicos (dispositivos tecnológicos y audiovisuales, transporte, mobiliario…), así como grabación de congresos, ponencias o vídeos promocionales con servicio streaming. Gestionamos sistemas de recepción y control de asistentes, eventos virtuales y todo tipo de montajes (salas, restauración, exposición…) para la organización de reuniones, cenas de gala, espectáculos…